Werken op afstand: wat moet je weten voor succes?
Je hoort het steeds vaker: mensen gaan meer thuiswerken. De reistijd valt weg, die ergerlijk lange files zijn verleden tijd en u bepaalt zelf hoe u uw werktijd indeelt. Er zijn mensen die vanuit huis werken, als digital nomand overal op de wereld of vanaf een flexibele werkplek.
Al met al kunt u productiever uw werk doen. De omstandigheden om op afstand te werken zijn tegenwoordig optimaal. Bovendien verbetert u uw persoonlijke effectiviteit door uw tijd kwalitatief beter te besteden. Het aantal werkplekken met goede wifi-verbinding is fors uitgebreid. De voorwaarden om thuis te kunnen werken zijn nog nooit zo optimaal geweest als anno nu. Bent u nog niet overtuigd? Lees dan deze blog. Wij leggen uit welke tools u nodig heeft om werken op afstand tot een succes te maken.
De juiste tools
Het succes voor thuiswerken begint bij een goede en snelle internetverbinding, wifi-connectie en een goede laptop, tablet of smartphone. Tegenwoordig kun je op talloze plekken ter wereld inloggen op het wifi-netwerk. Of u er nu voor kiest om iedere dag naar een kantoortuin te gaan, een leuk rustig kroegje op te zoeken of lekker vanuit uw eigen bureau thuis aan de slag te gaan, inloggen op het world wide web kan overal. Daarnaast is het belangrijk te investeren in tools die u het werken op afstand vergemakkelijken. Denk eens aan:
1. Werken vanuit de cloud
Maak een account aan in de cloud. Hierin zet je al je belangrijke bestanden en kunt u vanuit elke plek ter wereld op ieder moment van de dag uw documenten bewerken. U hoeft geen extern geheugen of usb-stick meer mee te slepen. U bepaalt zelf wanneer u inlogt. Uiteraard maakt u nog wel voor ieder bestand een back up. Dit kunt u doen op die externe harde schijf of usb-stick.
1. Delen met Dropbox
Werken vanuit een andere werkplek vergt wel enig organisatietalent. U loopt niet meer zo even naar uw collega om een bestand door te nemen of over een idee te brainstormen. Wilt u toch regelmatig bestanden delen of laten aanvullen door uw klanten of collega’s? Kies dan voor Dropbox. Dit is een gratis programma waarmee u gemakkelijk bestanden, video’s en documenten deelt tussen verschillende computers. Verder kunt u Dropbox gebruiken als back up in geval uw eigen computer crasht.
2. Vergaderen op afstand
Als het voor u niet mogelijk is om bij een vergadering te zijn, dan kunt u ervoor kiezen om deze op afstand bij te wonen. Dit kan bijvoorbeeld met videoconferencing. Dit is een systeem waarbij een groot scherm wordt gebruikt en camera’s waarop het lijkt alsof de afwezige gesprekspartners gewoon bij u aan tafel zitten. U kunt ook gebruik maken van Skype of Google Hangout, alleen daarvan is de kwaliteit iets minder.
Goede communicatie
Misschien wel de meest belangrijke sleutel tot succes van werken op afstand is de communicatie. Doordat u op een externe werkplek bent, kun u niet meer even naar uw collega toelopen en dingen bespreken. Bovendien kan uw baas niet controleren of u wel echt zit te werken op die externe werkplek. Om er toch voor te zorgen dat de communicatie helder en duidelijk blijft, moet je zoeken naar meerdere communicatiemiddelen dan alleen e-mail. Pak wat vaker de telefoon als u zaken wilt bespreken of als u een vraag heeft. Met een goede beeldverbinding kunt u meedoen aan vergaderingen en bijeenkomsten. Het is niet optimaal, maar het kan wel degelijk goed werken.
Plan uw dag
Een van de redenen waarom u thuiswerkt zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat u de balans tussen werk en privé wilt verbeteren. Goed idee, maar de kans is groot dat u afgeleid door omgevingsfactoren thuis. Een kind dat thuiskomt, de buurvrouw die spontaan langskomt of de was die u eigenlijk nog wilt opvouwen. Wilt u dit voorkomen en uw productiviteit verhogen? Stel uzelf doelstellingen van de dag. Zo voorkomt u dat u te veel bezig bent met zaken die niets met uw werk te maken hebben. U zult effectiever bezig zijn en controle houden over uw werkdag.
Elkaar ontmoeten en bijpraten
Het thuiswerken of werken op afstand kent heel veel voordelen. Toch is het, indien mogelijk, nog steeds heel fijn elkaar te ontmoeten in het echt. Plan eens een bijeenkomst of organiseer een uitje. Of plan die vergadering niet virtueel, maar eens per jaar op locatie ergens in het midden van het land. U heeft dan de kans om weer eens bij te praten en wat extra tijd aan elkaar te besteden. Het geeft u de gelegenheid om dingen uit te praten of iemand beter te leren kennen. U zult zien dat het de moeite en de tijd meer dan waard is.
Heb vertrouwen in een virtual assistent
Heeft u een drukke agenda en moeite om uw werkzaamheden op een efficiënte wijze uit te voeren? Dan is het misschien tijd voor een virtual assistent. Van het plaatsen van orders tot het huren van uw auto op zakenreis, de virtual assistent regelt het voor u. U bespaart daarmee tijd en kunt uw volledige aandacht op uw werk houden.
