Waarom een VA niets voor jou is
Virtuele assistentie is een prachtige oplossing voor veel ondernemers maar het is zeker niet voor elke ondernemer. Elke dag weer krijgen wij verzoeken binnen van ondernemers die zich afvragen wat wij voor hun kunnen betekenen. Dat is natuurlijk mooi voor onze business maar wij moeten vaker een "Nee" verkopen dan een "Ja".
Waarom dit het geval is geven wij in onderstaande blog aan.
Je bent je niet bewust dat er verschillende VA's zijn.
In het vakgebied van Virtueel assistentie heb je 2 soorten stromingen. De eerste is een Virtueel Professional welke heel erg breed inzetbaar is. Dit noemen we ook wel een GVA (General Virtual Assistant). Dit zijn vaak professionals welke een secretariële achtergrond hebben met betrekking tot ondersteuning van directieleden of verantwoordelijk waren voor het officemanagement. De tweede optie is een SVA (Specialized Virtual Assitant). Dit zijn professionals met zeer specifieke kennis van bijvoorbeeld Social mediamanagement, Blogs schrijven, Wordpress of Design.
Je denkt dat je alles kunt uitbesteden aan je VA.
Dit is helaas niet het geval. Een Virtueel professional kan veel werkzaamheden voor ondernemers uitvoeren alleen moet je als ondernemer goed bedenken dat je vaak een van de klanten bent en dat een VA niet volledig op de hoogte kan zijn van alles wat in jouw specifieke bedrijfsbranche plaats vindt. Ook zal de VA nimmer de expertise hebben die jij als ondernemer inmiddels al wel hebt. Hoe langer je samen werkt hoe meer een VA uiteraard weet van jouw branche.
Een VA moet direct de drukte opvangen.
Veel ondernemers roepen te laat hulp in en beginnen al met een enorme achterstand op hun takenlijst/ mailbox wanneer ze een VA inhuren. Omdat er snel resultaat moet komen worden er direct diverse taken worden uitbesteed is de druk direct hoog. Net als met werknemers op kantoor zullen er aan het begin vragen terugkomen over de uitvoering van de taak. Hierdoor is er soms frustratie vanuit de ondernemer omdat die het gevoel krijgt dat het sneller is wanneer hij/zij het zelf doet. Belangrijk om te beseffen is dat hoe maar tijd je investeert in de relatie met je VA hoe meer rendement je hier uit gaat krijgen.
Je denkt in taken in plaats van rollen.
Dit is een zeer veel voorkomend issue. De ondernemer neemt contact met ons en geeft aan dat een bepaalde taak gedaan moet worden. Dit kan in veel gevallen gedaan worden echter is het veel efficienter om te denken in rollen en een professional te zoeken die alle taken binnen die rol kan uitvoeren. Zo is het veel makkelijker om een Social media expert te hebben die mee denkt in de campagnes dan alleen een vooraf gestelde post te plaatsen op een specifieke tijd. Hier haal je veel meer rendement uit.
Je hebt geen duidelijk overzicht wat een Virtueel professional voor je kan doen.
Dit sluit aan op bovenstaand punt maar dan meer de diepte in. Voordat je aan een traject begint met een Virtueel Professional dien je eerst heel erg duidelijk te hebben welke taken je precies wilt uitbesteden. Dit zal je heel specifiek moeten hebben aangezien je ook te maken krijgt met een inwerkperiode van je Virtueel professional. Hoe beter je dit duidelijk hebt hoe korter de inwerkperiode zal zijn.
Je hebt geen duidelijke verwachtingen
Dit punt klinkt misschien wat raar maar is heel belangrijk. Wanneer wij vragen aan ondernemers wat hun verwachtingen zijn krijgen wij in veel gevallen te horen "Dat het werk snel en foutloos gedaan wordt". Dat is een goed begint punt maar dit zijn maar 2 variabelen in een veel groter geheel. Bedenkt eens hoe je bijvoorbeeld vooruitgang wil meten, wat verwacht je van de response time om zaken, hoe wil je gerapporteerd krijgen en wat als iets niet voldoet aan de verwachtingen die je hebt van de geleverde dienst.
Je twijfelt dat het meer kost dan het oplevert.
Het uitbesteden van werk benut de talenten die andere professionals hebben en die jou als ondernemer verder kunnen helpen met ontwikkelen, managen of groeien van jouw onderneming. Het gaat hierbij altijd om de juiste persoon voor de rol en taak en niet alleen om wat het kost. Wanneer je als ondernemer zelf ook tijd investeert in de samenwerking.
Je hebt direct feedback nodig.
Veel Virtueel professionals zijn zogenaamde "digital nomads" en kunnen hun werkzaamheden over de hele wereld uitvoeren en dit is dan ook vaak het geval ook al zeggen ze dat ze gewoon Nederlandse tijd beschikbaar zijn. Een populaire bestemming om vanuit te werken is bijvoorbeeld Bali. Dat alles is uiteraard niet erg wanneer je werk hebt wat geen spoed heeft maar in veel gevallen verwacht je een reactie van jouw team op afstand binnen dezelfde werktijden als dat jij als ondernemer werkt. Wanneer je snel reactie nodig hebt zorg er dan voor dat je Virtueel professional dan ook vanuit Nederland werkt.
Conclusie
Ben je van bovenstaande punten bewust en sluit dit aan met de verwachtingen van Virtueel Assistentie? Dat is mooi dan kun je aan de slag.
Virtua Support kan je hierbij helpen. Wij bieden assistentie op afstand aan ondernemers. Zo kunnen werknemers efficiënter met hun tijd omgaan en werken aan de belangrijkere taken. Meer weten? Neem dan gerust contact met ons op.
