Het Fundament
Het beschikbaar hebben van een eigen VA kan een uitkomst brengen in veel opzichten. Hierbij kan je denken aan een sterke stijging in productiviteit, een toename van tijd die je zelf kan indelen en het verlagen van stress omdat er altijd iemand is die je kan bijstaan. Dit klinkt natuurlijk erg mooi, en dit zullen wij dan ook altijd aanhalen wanneer mogelijke klanten vragen wat nou exact de voordelen zijn. De bestaande klanten hebben dit hopelijk al gemerkt.
Echter praten we hier alleen over de voordelen die er zijn wanneer alles al loopt. Het samenwerken met een VA is als het bouwen van een huis. Om te beginnen moet er een goed fundament zijn. Wanneer dit niet goed gebeurd zal er bij de verdere bouw keer op keer problemen naar voren komen totdat dit fundament eindelijk goed wordt gedaan. Dit met alle frustraties van dien.
In deze blogpost een inzicht in waarom dit zo belangrijk is.
Om dit te illustreren wil ik het voorbeeld aannemen van Mike, hij heeft een onderhoudsbedrijf samen met zijn compagnon.
Nu heeft Mike in het verleden al eens eerder zaken gedaan met een VA, weliswaar iemand die dit freelance aannam, maar toch als zeer capabel bekend staat in onze branche.
De reden dat hij niet geen zaken met deze persoon doet is omdat hij gefrustreerd was over de vragen die hij van zijn VA terug kreeg. Het leek er volgens hem op dat wanneer hij iets vroeg hij 3 vragen terug kreeg waardoor het sneller was om het maar zelf op te lossen. Nu komt het natuurlijk voor dat sommige VA's meer vragen dan andere om er maar zeker van te zijn dat het juiste gebeurd maar in dit geval leek het ons een geval van gebrekkige onderlinge communicatie.
Tijdens het gesprek kwam naar voren dat er bijna tot geen inwerk tijd was geweest. Hier had Mike namelijk helemaal geen tijd voor omdat hij zijn klanten te woord moest staan. Laat staan dat er schriftelijke (werk) instructies waren gegeven over hoe om te gaan met klantcontact en terugkoppeling van gestelde taken. Als laatste punt kwam aan de manier van vragen stellen vanuit Mike naar voren. De taken die hij wilde delegeren waren nauwelijks afgebakend en hadden al helemaal tijd tijdsindicatie waardoor de VA nogal eens meer tijd besteede aan taken dan Mike nodig zag wat weer tot frustratie en kosten leiden.
Gelukkig begreep Mike deze punten en konden wij duidelijke afspraken maken over hoe wij gaan samenwerken.
Feit blijft bij alles dat voordat er effectief samen gewerkt kan gaan worden eerst duidelijk moet zijn over wat er van elkaar wordt verwacht. Dit lijkt logisch maar komt zelden voor omdat we direct progressie willen boeken.
Binnenkort zullen wij meer blogpost plaatsen waarin we verder het fundament uitleggen.
