Wat zijn verschillende timemanagement technieken?
Dit is voor jou als ondernemer vast wel herkenbaar: je hebt werk over en tijd te weinig. Ergens gaat er iets mis in de planning, want na een dag werken ligt die stapel werk nog steeds op je te wachten. Je bent gedurende de dag wel bezig geweest, maar met andere dingen dan je bedacht had. Telefoontjes, mailtjes, een collega met een vraag, een ongeplande afspraak, het gaat maar door. Timemanagement helpt je dit soort problemen te voorkomen. In deze blog leggen we je uit hoe je timemanagement het beste kunt toepassen.
Wat is timemanagement?
Timemanagement is een veelgehoorde term in het bedrijfsleven. De betekenis van timemanagement is simpel: het procesmatig, effectief en efficiënt inplannen van je tijd om zoveel mogelijk te doen te krijgen in zo weinig mogelijk tijd. Door het toepassen van timemanagement voorkom je dat je bedolven wordt onder het werk en de controle verliest over je planning.
Door timemanagement werk je gestructureerd. Dat is niet alleen prettig, maar ook super effectief en efficiënt. Het stelt je in staat je doelen te behalen. Door het planmatige werken heb je meer tijd per taak en werk je ook zorgvuldiger. Timemanagement is de ideale manier om aan het einde van de werkdag met een goed gevoel op huis aan te gaan!
Timemanagement tips & oefeningen
Je werkdag efficiënt beginnen
Je begint je werkdag met het maken van een to-dolijstje van taken die gedaan moeten worden. Zet het meest belangrijke punt bovenaan. Inventariseer de dag zodat je inzichtelijk krijgt wat je te doen staat. Met dit lijstje houd je het overzichtelijk en rustig in je hoofd. De kans dat je je laat afleiden door onbelangrijkere zaken wordt kleiner.
De slik-die-kikker-methode
Als je ’s morgens je to-dolijstje hebt opgesteld, staan er altijd wel vervelende taken op waar je als een berg tegenop ziet. Je stelt ze uit tot later op de dag. Je zult er dus de hele dag tegenop zien. Helaas kun je er niet omheen, verschuiven is niet mogelijk, het moet vandaag gedaan worden.
Met de Slik-die-kikker-methode pak je die werkzaamheden als eerste aan. Zet ze bovenaan je lijstje. Doe de meest irritante taak als eerste, dan ben je er ook vanaf. Je zult zien dat het afvinken op je to-dolijstje een voldaan gevoel geeft. Je hebt nu ruimte voor de andere punten op je lijstje. De grootste hobbel is genomen.
De pomodoro techniek
De lijst is lang en de dag is kort. Hak de dag in blokken van bijvoorbeeld twee uur. Neem na elk blok een korte pauze. Je zult zien dat met deze techniek, de pomodoro-techniek, je langer gefocust kunt blijven en je tijd efficiënter kunt verdelen.
De naam van de techniek komt van tomaat, de vertaling voor het Italiaanse woord pomodoro. De bedenker van de techniek was Francisco Cirillo. Het idee achter deze techniek is dat je je kookwekker zet. Na het gaan van de wekker ga je verder met het volgende blok (pomodoro). Zo houd je de regie over je taken en je tijd en zul je merken dat je geen tijd verspild aan andere dingen.
Sluit je mailbox af
E-mailen en het checken van de mailbox is voor veel mensen een grote tijdverslinder. Zonder dat je het doorhebt check je continue of je nog nieuwe mailtjes hebt waarop je dient te reageren. Iedere keer wanneer je dat doet ben je even afgeleid van de taak waarmee je bezig bent. Tel al deze tijd bij elkaar op en je zult verbazen hoeveel tijd je spendeert aan het checken van je e-mail.
Plan het verwerken van je e-mails daarom in op vaste momenten op de dag. Je zou je inbox bijvoorbeeld kunnen openen wanneer je aan je werkdag begint en hier een half uurtje aan kunnen besteden. Doe dit aan het einde van je dag nog een keer en je kunt de rest van de tijd effectief aan belangrijkere dingen werken.
Stel doelen
Wanneer je in kaart hebt gebracht welke taken je nog af moet werken, kun je ook doelen gaan stellen. Dit kun je bijvoorbeeld per week doen. Wanneer je helder hebt wat je doelen zijn, is het ook makkelijk daar op een effectieve manier naar toe te werken. Goede doelen zijn daarom ook altijd SMART geformuleerd.
SMART staat voor specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Om dit te verduidelijken een voorbeeld: voor woensdagmiddag 17.00 wil ik het projectvoorstel voor klant x af en verstuurd hebben. Zorg dat je doelen realistisch zijn, dit voorkomt stress en verhoogt de motivatie.
Timemanagement tools
Er zijn verschillende timemanagement tools die je helpen bij het in de gaten houden van je tijd. Voor de pomodoro-techniek zijn er verschillende apps die fungeren als kookwekker. De Focus Keeper Free voor iOS-toestellen is zo’n app. Je kunt de tijd instellen door te draaien, net als bij een echte kookwekker.
De Tomighty is een desktop timer die speciaal voor de Pomodoro-techniek is ontwikkeld. Je zet hem gemakkelijke in je taakbalk. Gedurende je werk kun je in de gaten houden hoeveel tijd je nog kunt besteden aan een taak in dat blok. Hij werkt ook wanneer je offline werkt.
PomoDone is een programma voor de computer. Hij werkt als timer, maar synchroniseert uit andere tools als Evernote en Trello. Taken die je daarin zet, worden gekoppeld aan PomoDone. Er zijn verschillende tools die je helpen je tijd te managen. Probeer er gewoon een paar uit en kijk welke het beste bij jou past.
Timemanagement toepassen
In deze blog hebben we je verteld wat het begrip timemanagement precies inhoudt en hoe je het toe kunt passen. Met de praktische tips is het ook voor jou mogelijk je tijd zo effectief mogelijk in te delen. Probeer ze eens uit en je zult merken dat je een stuk productiever wordt!
Kom je nog steeds tijd tekort? Kijk dan eens bij onze diensten en ontdek of het inzetten van een virtual assistent voor jou een oplossing is!
