Wat ondernemers nog steeds niet begrijpen over productivteit
Als ondernemer kom ik vaak over de vloer bij andere ondernemers. Persoonlijk vind ik dit altijd een van de leukste dingen van het zaken doen.
Want deze personen hebben het risico genomen om iets voor zichzelf op te starten en zijn vol enthousiasme begonnen met het opbouwen van hun toekomst onder hun voorwaarden.
De motivatie hiervoor kan van alles zijn maar het komt er uiteindelijk op neer dat ze ervan overtuigd zijn dat ze een bijdrage kunt leveren aan anderen.
Nadat ze eerst zelf alles hebt gedaan, begint de onderneming te groeien en komen ze op een punt terecht waarbij ze extra handjes nodig hebben. Want er zitten maar een beperkt aantal uur in een dag die je daadwerkelijk aan je werk kunt besteden.
Waar het fout gaat
Zodra de onderneming wat groter is en het overzicht van de werkzaamheden waar iedereen mee bezig is veranderd van exact weten wat iedereen doet naar globale omschrijvingen, gebeurd er wat aparts in organisaties. Het principe van “meer met minder” wordt toegepast en de medewerkers krijgen er allerlei taken bij die niets meer te maken hebben met waarvoor ze ooit waren aan genomen. Er worden dure programma's opgetuigd en consultants ingehuurd om de productiviteit en effectiviteit te vergroten. Toch blijft hier een fundamentele denktfout in zitten. Er word gedacht in functies met hieraan beschikbare uren in plaats van taken.
Het enthousiasme en werkethiek van de werknemers hangt niet zozeer meer af van de prestaties maar van de verwachtingen die iedereen hiervan heeft.
Veel medewerkers worden nu simpelweg betaald om 8 uur aanwezig te zijn op kantoor, ongeacht het resultaat. Ongeacht of er voldoende werk beschikbaar is.
Deze vorm van werk is ook makkelijk te meten voor werkgevers door middel van incheck systemen voor urenregistratie. In ondernemingen waar tastbare producten worden gemaakt kun je aan het einde dag zien wat er daadwerkelijk is gemaakt, maar in sectoren van dienstverlening waar producten niet tastbaar zijn kan is dit vaak moeilijker in te schatten hoe de prestaties daadwerkelijk zijn.
En waar in het verleden de werktijden werden verkort op het moment dat de productiviteit toe nam lijkt het nu wel precies het tegenovergestelde. Ondanks dat productiviteit is gestegen, wat uiteraard wel het geval is, zijn we ook nog eens meer gaan werken.
Als je tegenwoordig iemand vraagt hoe het met die persoon gaat krijg je vaak een reactie zoals "Druk!". Maar waar zijn we dan allemaal zo druk mee?
We zijn met ze allen een wedstrijd aan het houden wie het meest druk kan doen. Een vorm van bezigheidstherapie die zijn grenzen niet kent. En het erge is dat we het met zijn allen ook nog aan het verheerlijken zijn. We hebben To do lijstjes in de meest diverse vormen, talloze productiviteits apps maar er komt echter nooit een einde in zicht.
We nemen ook aan dat inmiddels grote bedrijven door zeer gedreven, door werk geobsedeerde mensen worden opgericht en opgebouwd en dat deze mensen anderen inspireren om voortdurend de volgende doorbraak na te jagen en de concurrentie zo telkens een stapje voor blijft. Iedereen die ooit een dag gewerkt heeft in een corporate weet dat dit niet het geval is.
Een klein stukje biologie les dan:
Het is niet mogelijk is om 8 uur geconcentreerd aan het werk te zijn. Je hebt hier te maken met het menselijk lichaam welke door fases heen gaat.
Je hebt te maken met slaapdruk en het circadiane cyclus, oftwel je alertheidsniveau. Als we wakker worden, is de slaap druk laag en de alertheid hoog. Als we naar bed gaan, bevind dit alertheidsniveau in een dal en bereikt de slaapdruk zijn hoogtepunt. Ongeveer 6 uur nadat je wakker bent geworden neemt je alertheidsniveau af en begin je slaperig te worden. Vooral als je een drukke ochtend en lunch hebt gehad. Dit is ook de reden van de middag dip.
Na een tijdje wanneer er voldoende rust is geweest neemt het alertheidsniveau weer toe en slaapdruk af. Echter blijft het dan nog steeds niet optimaal. Maar omdat de werkgever voor 8 uur betaald neemt hij dus genoegen met een voorspelde daling in productiviteit en effectiviteit van zijn werknemers.
Wat op zich natuurlijk erg raar is want niemand van de afdeling sales zal zeggen tegen een klant, "Ja we hebben de opdracht voor u ingepland voor woensdagmiddag, maar omdat we hebben gezien dat onze mensen minder productief zijn in de middag moeten wij hiervoor 3 uur werk rekenen in plaats van 2 uur".
Geen enkele klant accepteert dit, de klant wordt gemeld dat het dus 3 uur kost en als als werkgever accepteer je deze daling in effectiviteit wel. Wat volgens mij erg vreemd is.
Terugkomend op de strijd tussen denken in functies of in taken. Onder mijn definitie krijgen bij functies in de diensten sector, werknemers een heel breed scala aan werkzaamheden die ze op een dag moeten gaan uitvoeren. Daarbij komt nog eens de interne organisatie met verzoeken en hebben de klanten ook nog toevoegingen hieraan. De medewerker moet dus breed inzetbaar zijn en van alles wat afweten. Er zijn alleen ruim omschreven doelen en targets op basis van eindresultaat en niet van kwaliteit.
Bij taken is het een stuk simpeler. Dit is iets afgebakende werkzaamheid met een resultaat. Let wel op dat wanneer een resultaat niet hetgeen is wat we verwachten, dat we het opeens een probleem noemen, maar dat terzijde.
Maar ondanks dat we allemaal weten dat experts bepaalde zaken sneller en kwalitatief beter kunnen afhandelen denken we dat dit nog steeds meer geld kost. Dit is allang niet meer het geval. Wanneer de diverse taken goed worden opgesplitst dan zorgt de technologie ervoor dat dit eenvoudig kan worden uitbesteed aan de juiste mensen. Je hoeft dus als werkgever niet meer te betalen voor de tijd dat een werknemer zich niet optimaal kan inzetten. Er zou moeten worden afgerekend op basis van prestaties en niet op basis van maar aanwezig zijn. Dit is de huidige mentaliteit, dat de werkgever maar werk moet aanleveren en anders ga ik wel wat voor mezelf doen moet. De tijd dat werknemers op internet kunnen zitten, meerdere malen per dag gaan roken of steeds maar koffie gaan halen in de baas zijn tijd moet nu toch echt eens gaan veranderen. Want zolang dit gaande is hebben al die productiviteit programma’s natuurlijk weinig impact.
Werknemers mentaliteit
En de werknemers dan? Aangezien de tijd dat werknemers hun hele werkbare leven bij 1 of 2 werkgevers werken voorbij is zien ik de trend dat we ons steeds meer als zelfstandige expert profileren ondanks dat er misschien spraken is van dienstverband. Dus waarom dan de mentaliteit hebben dat werk als normaal wordt beschouwd en dat dit niet zou moeten worden verdiend. Dat dit een privilege is wat je hebt, zonder dat daar een grote tegenprestatie tegenover staat. Met de huidige manier wegen de kosten van personeel bijna niet meer op tegen de opbrengsten. En de prijzen verhogen kan door de hevige concurrentie ook al niet meer.
De mensen die beter presteren dienen hiervoor ook gecompenseerd te worden. Want salaris is niets meer dan de financiële vergoeding voor de mate waarin je bijdraagt aan de toegevoegde waarde van een onderneming. Het maakt niet uit dat je dan meer compensatie moet betalen voor de goede werknemers want de productiviteit neemt als het goed is vele malen meer toe. En wanneer de productiviteit toe neemt kun je terug schalen in het aantal uren wat er nodig is. Zo kom je veel meer in lijn met het lichaamsritme waar ik het eerder over had.
Want als ondernemer wil je uiteindelijk een team van getalenteerde mensen die prestaties kunnen leveren voor een bepaalde deadline. Dit maakt je klanten gelukkig en geeft jou als ondernemer voldoening omdat je bezig bent met hetgeen waarom je de onderneming bent begonnen.
Hoe wij dat doen
En hoe wij dat dan doen? Wij werken met een harde kern van algemeen Virtueel Professionals. Daaromheen zitten onze specialisten, de beste mensen die wij per taak inzetten. Zo verzekeren wij ons van de beste professionals tegen lagere kosten. En dat komt allemaal ten goede van onze klanten. Want zo kan je op een duurzame manier de toegevoegde waarde brengen. Voor mij als ondernemer, ons team en voor onze klanten.
