Volle mailbox: 10 tips om je inbox leeg te houden
Heb jij ook zoveel e-mails in je inbox staan, gelezen en ongelezen? Ben je het overzicht kwijt van welke je al beantwoord hebt, welke je wilt bewaren en welke eigenlijk wel weg kunnen? Zo vervelend als je maandagochtend moet starten met een volle mailbox en je eerst door tig ongelezen e-mails moet ploeteren.
In deze blog geven we je 10 praktische tips waarmee je jouw inbox beter kunt beheren.
Tip 1: Mail niet te veel
Een mailbox beheren begint bij jezelf. Je kunt op je vingers natellen dat je een mailtje terugkrijgt wanneer je er zelf eentje stuurt. Wil je dat niet? Vraag je dan af of je echt die mail moet versturen of dat je het op een andere manier kunt oplossen.
Een korte interne vraag? Loop even langs of bel je collega even op.
Een belangrijke vraag die je echt zwart op wit beantwoord wil hebben? Stuur dan wél een mail.
Tip 2: Archiveer
Om mailtjes makkelijk terug te vinden en het overzicht in je mailbox te behouden, kun je mappen maken in je inbox.
Je kunt denk aan een dergelijke structuur:
- Per klant een map maken
- Een map met belangrijke berichten als gegevens of offertebevestigingen
- Een map met ‘Ongeopende mails’
- Een map met ‘Nog te beantwoorden’
- En een map met ‘Oude berichten’
Bedenk zelf hoe je de mappen noemt en wat werkt voor jou het beste werkt. Jij bent tenslotte degene voor wie het allemaal gemakkelijker moet worden. Maak echter niet te veel mappen. Als je te veel mappen hebt, kun je ook daar weer het overzicht verliezen.
Tip 3: Mailings: meld je af
Wanneer je ergens op internet je e-mailadres achterlaat, sta je 9 van de 10 keer automatisch ingeschreven voor de nieuwsbrief. Die je vervolgens nooit leest, maar wel wekelijks ontvangt. Erg vervelend, want het maakt onnodig je mailbox vol.
Ontvang je mails waar je niet (meer) in geïnteresseerd bent? Schrijf je dan met een enkele klik uit via de uitschrijflink. Deze is meestal onderaan de nieuwsbrief te vinden. Is er geen uitschrijflink te vinden? Reageer dan op de mail dat je graag uitgeschreven wordt.
Tip 4: Durf weg te gooien
Zodra je een mail hebt afgehandeld en geen follow up meer nodig heeft, bedenk dan of deze weggegooid kan worden. Niet meer nodig? Verwijder deze dan meteen. Het ruimt lekker op en houdt je mailbox overzichtelijk.
Leeg regelmatig je prullenbak. Een volle prullenbak kost schijfruimte.
Tip 5: Eén onderwerp per mail
Om te voorkomen dat het een onoverzichtelijke brij van informatie wordt, stuur je per onderwerp een mail. Op die manier kun je gemakkelijker een gesprek voeren met iemand. Het voorkomt dat er meerdere onderwerpen door elkaar lopen.
Vermeld in het onderwerp van de e-mail het onderwerp dat je wilt bespreken. Zo weet je meteen waar het over gaat als er een reactie komt en kun je het in de toekomst makkelijker terugvinden.
Tip 6: Geen discussie via mail
Voer geen discussies via mail en al helemaal niet met meerdere mensen. Dan weet je zeker dat je mailbox overstroomt met berichten die je misschien helemaal niet wilt lezen. Doe er dus niet aan mee.
Zit je ongevraagd in een discussiegroep van een mailinglijst? In Outlook kun je aangeven de discussie te willen negeren, maar de mails wel te willen ontvangen.
Heb je er niets te zoeken in een bepaalde mailing tussen collega's? Vraag dan om uit de discussie gehaald te worden. Dit zorgt er ook meteen voor dat je collega's bij een volgende mail wel twee keer zullen nadenken voordat ze jou toevoegen.
Tip 7: Verwerk mail direct
Zodra je een mailtje binnenkrijgt, bepaal je wat je ermee doet: Beantwoorden, in een map parkeren of weggooien.
Wil je in een map je mailtje terugvinden, dan kun je sorteren op datum, verzender of onderwerp.
Verwerk je je mail niet direct, dan werk je het in de hand dat je mailbox vol raakt en je het overzicht verliest.
Tip 8: Stapel mails na vakantie
Ben je net fris en fruitig terug van vakantie, zie je al die onbeantwoorde mailtjes in je inbox. Niets werkt minder motiverend dan dat.
Wat je doet is een snelle selectie maken van mails die niet beantwoord hoeven te worden. Klik ze aan en gooi ze weg. Je hoeft ze niet te lezen. Oud nieuws namelijk.
Persoonlijke mails kun je meteen naar een map verplaatsen waarin je later kijkt wanneer je meer tijd hebt. Je mailbox is op die manier in no time opgeruimd en leeg.
Tip 9: Mail checken gedurende dag
Mail checken kost tijd. Maar als je dit gedurende de dag een paar keer kort doet, zal je zien dat het je inbox opgeruimd houdt. Minder mail in je inbox, is minder drukte in je hoofd!
Probeer hier gezette tijden voor te vinden. Bijvoorbeeld bij 10 uur, half 2 en 4 uur. Nadat je je e-mail hebt gelezen, geordend of beantwoord sluit je je mailbox weer. Zo ben je drie keer per dag actief met je mail bezig en kun je de rest van de dag productief werken.
Tip 10: Zet notificaties uit
Zo ergerlijk, al die notificaties van binnengekomen berichten van je social media accounts in je mailbox. Het is storend, het leidt af en het haalt je uit je flow. Schakel al je notificaties uit, het scheelt je de helft aan e-mails!
Als je het echt niet kan laten, kijk dan liever een paar keer per dag (bijvoorbeeld nadat je je mail hebt gecheckt) en sluit het daarna weer af.
Mailbox beheren door virtuele assistent
Krijg je zóveel e-mail dat je er een dagtaak aan hebt om je mailbox op orde te houden? Misschien doe je er dan goed aan om je mailbox door een virtuele assistent te laten beheren. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken!
