Effectief e-mailen om tijd te besparen
Pling! Wéér een e-mail in je mailbox, net nu je zo lekker aan het werk bent. De afleiding om de e-mail ‘even’ te lezen is groot. Je weet dat het van je kostbare tijd afgaat en dat een e-mail lezen vaak ook om beantwoorden vraagt. Toch laat gemiddeld 63 procent van de werkenden vrijwel nooit langer dan een paar minuten een e-mail ongelezen in zijn mailbox. Het continue checken van je mailbox is zonde van je tijd. Wij leren je hoe je effectief en snel je e-mail kunt bijhouden aan de hand van een aantal praktische tips. Je zult zien dat je minder tijd kwijt bent aan het schrijven, lezen en beantwoorden van e-mail en meer tijd overhoudt voor belangrijkere zaken.
E-mailmanagement
We hebben al eens besproken hoe je je werktijd zo efficiënt en effectief mogelijk kunt verdelen over een dag. Daar hoort ook jouw e-mailverkeer bij. E-mailen is een mooi communicatiemiddel, maar als je dit niet goed inplant in je takenlijst van de dag, kan het ervoor zorgen dat er veel tijd aan verloren gaat. Let daarom op de volgende algemene punten:
- Integreer e-mailen als taak in je to-do-lijstje. Hiermee begrens je de tijd die je eraan spendeert.
- Maak mappen in je mailbox. Hierin kun je e-mails archiveren en gemakkelijk weer terugvinden.
- Zet meldingen voor binnenkomende e-mails uit. Je maakt eerst je taak af waarmee je bezig was en neem dan eventueel de tijd om de mail te lezen.
- Ruim regelmatig uw e-mailbox op. Je behoudt overzicht en vindt gemakkelijk e-mails terug.
- Wil je discussiëren? Liever niet per e-mail. Plan liever een bijeenkomst of kort overleg.
- Verwacht je antwoord op een mail? De kans dat je je mail regelmatig checkt is groot. Bel de persoon liever even op. Dat werkt sneller en je wordt minder afgeleid.
E-mailen of wandelen
Is het misschien niet handiger en sneller is als je even naar de persoon toeloopt die je wilt gaan e-mailen? Wij snappen dat het gemakkelijker is om achter je bureau te blijven zitten en even een mailtje op te stellen en te verzenden, maar vergeet niet dat je er ook eentje terug kan verwachten. Het schrijven en lezen van een mail kost tijd. Je wilt je zinnen goed formuleren, je denkt na over wat je precies wilt zeggen/vragen en typt misschien een paar keer de tekst opnieuw. Is het niet efficiënter om even naar de persoon in kwestie toe te lopen? Bovendien kun je zo je benen strekken en heb je ook meteen antwoord op je vraag.
E-mails schrijven
Je schrijft een e-mail, je twijfelt over de tekst, haalt het weg, schrijft opnieuw, verstuurt de e-mail, je krijgt antwoord, je leest en je beantwoordt. Het kost allemaal meer tijd dan je denkt. Dat kan efficiënter. Om het e-mailverkeer tussen jou en de verzender kort en helder te houden, kun je een aantal factoren in je achterhoofd houden:
- Formuleer het onderwerp bovenin de e-mail kort en krachtig
- Voeg geen mensen toe die de e-mail niet hoeven te ontvangen
- Let op spelfouten, gebruik geen caps lock (hoofdletters)
- Dubbelcheck of je de e-mail naar de juiste persoon stuurt
Wil je meer tips over hoe je het beste een e-mail kunt opstellen? Of waar je op moet letten voordat je de mail verstuurd en hoe je het beste een bijlage in je e-mail kuint verwerken? Lees dan onze blog met 10 tips voor het opstellen van een e-mail.
De toon van je tekst
Als je een e-mail schrijft is het goed om je er van bewust te zijn dat tekst altijd anders overkomt dan jij het bedoeld hebt. Om te voorkomen dat je achteraf iets uit te leggen hebt, moet je uitkijken met (woord)grappen. Bij het vertellen van een goede grap is jouw toon en lichaamstaal erg belangrijk. In tekst kun je die niet kwijt, dus is het extra moeilijk om de grap goed over te brengen. Maak daarom eventueel gebruik van een smiley of laat desnoods de grap achterwege wanneer je er niet zeker van bent dat hij goed overkomt.
Valt de toon van een e-mail niet goed bij jou of de ontvanger? Reageer dan bij voorkeur niet via de e-mail, maar bel de persoon op of loop er even heen. Bespreek je een gevoelig punt in jouw e-mail? Lees hem dan nog eens goed door of leg hem even weg. Bij twijfel kun je altijd iemand vragen even mee te lezen.
Virtua Support en jouw e-mailverkeer
Heb je geen tijd om zelf jouw e-mailverkeer af te handelen? Eén van onze diensten is het beheren en behandelen van e-mailinboxen. Wij nemen jou een hoop werk uit handen en zorgen voor een goede relatie tussen jou en je klant. Interesse? Neem gerust contact met ons op en overleg met ons de mogelijkheden.
