Deadlines halen: 6 tips om deadline stress te vermijden
Je kent het wel: de datum dat je een tekst moet inleveren of die opdracht moet hebben afgerond, nadert. Ineens gaat het hard en je beseft dat je nog maar heel weinig tijd hebt voor heel veel werk. Voor een werk- of opdrachtgever is er niets irritanter dan te laat ingeleverd werk. Jij hebt de deadline niet gehaald en zij kunnen niet verder. Achteraf bedenk je je dat je die misschien toch gemakkelijk had kunnen halen, als je de aanpak van die klus anders had gedaan.
Voordat we aan de slag gaan met het daadwerkelijk halen van een deadline is het goed om te kijken wat nu precies met een deadline bedoeld wordt.
Wat is een deadline?
Een deadline is de uiterste tijd en datum waarop een taak of werkzaamheid afgerond moet zijn.
Dit kan een taak zijn die maanden vooruit gepland is, maar kan ook een taak zijn die vandaag nog voor 5'en af moet.
Deadline stress
Geven jouw klanten (of je baas) je harde deadlines? Oftwel: taken die heel snel af moeten? Dan kan het zijn dat je last krijgt van deadline stress. Sommige mensen gaan juist harder werken door de stress die zij ervaren. Voor anderen werkt het averechts en krijgen niets meer gedaan. Gaat dit laatste voor jou op? Een goed gesprek met je klanten of baas, waarin je de situatie eerlijk uitlegt, kan de oplossing zijn. Simpel!
Maar deadline stress kan ook de kop op steken doordat je je zelf vergist in de tijd die nodig is om een deadlines te halen. Gelukkig zijn er enkele tips om dit te voorkomen. Wij zetten er zes voor je op een rij:
6 tips om deadlines te halen
Om te voorkomen dat je je nog eens vergist in de tijd en je weer veel stress ervaart, leggen we je uit hoe je nooit meer deadlines hoeft te missen. Als je een paar simpele trucs toepast in je werkwijze, zal je zien dat je beter je tijd verspreidt en je taken verdeelt.
Tip 1: Bereid je goed voor
Begin met het ordenen van de opdracht. Vraag je een aantal belangrijke factoren af:
- Wat heb ik nodig om de opdracht goed uit te voeren?
- Wanneer moet het klaar zijn en hoeveel tijd heb ik daarvoor?
- Bij wie kan ik terecht voor hulp of feedback?
- Waar kan ik het beste mijn informatie vandaan halen?
Door de opdracht inzichtelijk te maken creëer je rust in je hoofd en kun je met frisse start beginnen. Zet de deadline met grote letters in je agenda. Die kun je alvast niet over het hoofd zien. Heb je meerdere deadlines? Zorg dat ze opvallen in je agenda, werk met kleuren en vink af waar je klaar mee bent. Houd het overzichtelijk.
Tip 2: Verzamel informatie
Is het duidelijk wat er van je verwacht wordt? Begin dan meteen met het verzamelen van de informatie die jij nodig hebt om de opdracht op tijd af te ronden. Aan de hand van de hoeveelheid informatie kun je inschatten hoeveel tijd je nodig denkt te hebben per dag.
Uiteraard zal ook ervaring leren hoe snel je bepaalde opdrachten kunt afronden. Begin meteen met de opdracht zodra je genoeg informatie hebt. Wacht er niet te lang mee. Je kunt immers van tevoren niet goed inschatten wat de inhoud is van de opdracht en hoelang je er mee bezig zult zijn. Stel dus liever niet uit. Je kunt maar beter eerder klaar zijn, dan op het laatste moment tot je nek toe in de stress te zitten vanwege de naderende deadline.
Tip 3: Baken je tijd en taken af
Laat je niet verleiden tot andere klussen en houd je aandacht bij deze taak. We benoemden het net al: zorg dat je weet wat er van je wordt gevraagd en houd je daarbij. Ga geen andere dingen doen en laat verzoeken van collega’s links liggen. Durf ‘nee’ te zeggen tegen opdrachten die tussendoor gegeven worden. Je hoeft je niet uitgebreid te verantwoorden, behalve als er naar gevraagd wordt.
Tip 4: Ruime deadline
Ben je zelf met een opdrachtgever in gesprek en stel jij de deadline? Het is van tevoren vaak lastig inschatten hoeveel tijd je kwijt bent voor het werk, tenzij je veel ervaring hebt. Stel daarom voor de zekerheid een ruime deadline. Een klant waardeert het meer wanneer een opdracht eerder wordt afgerond, dan later. Hij houdt rekening met jouw deadline. Tel er bijvoorbeeld twee of drie dagen op bij je deadline. Je bouwt dan een marge op voor als er iets dringends tussendoor komt of voor als je bijvoorbeeld zelf zit te wachten op informatie van derden. Je geeft jezelf hiermee bovendien de tijd nog eens kritisch naar je eindproduct te kijken.
Tip 5: Overzichtelijke takenlijst
Maak de dagtaken ‘te doen’. Overdrijf niet in je to-do-lijst van de dag. Je weet zelf ongeveer waartoe je in staat bent en hoe snel je werkt. Als je jezelf te veel en te grote taken per dag geeft, zal je nooit eens lekker iets kunnen afvinken. Taken afvinken werkt motiverend. Je hebt het gevoel dat je lekker bezig bent en je ziet je lijst korter worden. Dat geeft een goed gevoel. Aan het eind van je dag heb je een ta-da-lijst, je hebt lekker kunnen afstrepen.
Tip 6: Pauze nemen mag best
Tenslotte: haal tussen het werken door een frisse neus. Loop een blokje om of ga even naar de supermarkt. Geef jezelf pauze en rust uit. Het fijnst is om dit ’s morgens al voor jezelf in te plannen. Bedenk bijvoorbeeld dat je tussen 12 en 13 uur pauze neemt en dan even een ijsje gaat halen of een belegd broodje bij die lekkere lunchroom. Gun jezelf een moment ontspanning. Je zult zien dat het in je voordeel werkt, want je gaat daarna weer met een fris hoofd verder.
Deadlines halen met behulp van virtuele assistent
Met deze tips zal je nooit meer een deadline missen. Een goede planning en een overzichtelijke aanpak zijn essentieel. Jij houdt hiermee de touwtjes in handen en je werkgever of klant tevreden.
Heb jij ook een belangrijke deadline in je agenda, maar ook heel veel andere dingen te doen? Denk dan eens aan een virtual assistent. Wij nemen je werk uit handen, zodat jij tijd hebt om die deadline te halen en te doen waar je goed in bent.
