9 tips die je helpen delegeren
Heb je veel werk, maar weinig tijd? Delegeer dan bepaalde taken, want voor je het weet zit je tot je nek in het werk. Probeer niet alles zelf te blijven doen, want je gaat dan voorbij aan je prioriteiten lijstje. Zou het niet fijn zijn als jouw medewerkers je een handje helpen en jij hen verantwoordelijk maakt voor bepaalde taken of projecten? Wil je leren effectief delegeren? Wij geven je 9 tips die je helpen bij doelgericht delegeren.
Tip 1: Goede voorbereiding
Je wilt meer taken delegeren. Dat is een goede zaak. Sommige mensen denken dat zij niet kunnen delegeren. Maar iedereen kan het leren! Zo kun jij je meer richten op je kerntaken en houd je tijd over voor andere klussen die op je wachten.
Is het je eerste keer? Het begint met een goede voorbereiding.
Bedenk van tevoren welke taken je door iemand anders wilt laten doen. Als leidinggevende ken je je mensen en weet je wie die taak zou kunnen gaan doen. Zoek uit wat de kwaliteiten zijn van je medewerkers en maak hier gebruik van. Vertrouw diegene. Bedenk ook hoeveel tijd je kwijt denkt te zijn aan het uitleggen van de taak. Regel de bevoegdheden die nodig zijn voor de medewerkers om de taak naar behoren uit te voeren.
Tip 2: Voel je niet bezwaard
Sommige mensen kunnen schaamteloos delegeren. Maar dit is niet voor iedereen even makkelijk.
Misschien bekruipt je een bezwaard gevoel als jij een medewerker vraagt bepaalde opdrachten of taken uit te voeren. Dat hoeft niet! Je schuift geen taken af, je delegeert zodat jij tijd overhoudt voor je kerntaken.
Voor de ander is er ook een voordeel te behalen. Wanneer je op de juiste manier delegeert, kan het namelijk als een compliment over komen dat jij deze persoon een bepaalde taak laat uitvoeren. De medewerker kan zo juist nóg gemotiveerder raken en zijn of haar loyaliteit naar het bedrijf zal stijgen.
De manier waarop je een taak delegeert aan een medewerker speelt dan ook een grote rol.
Bijvoorbeeld: "De laatste keer heb jij <taak> zo goed gedaan. Als ik dat gedaan had, was het nooit zo'n succes geweest. Zou je dat nog een keer voor me willen doen?"
Tip 3: Zorg voor een goede overdracht
Je hebt iemand in gedachten voor een bepaalde taak. Zorg voor een goede informatieoverdracht. Hoe meer informatie jij aan die persoon geeft, hoe beter hij of zij de taak kan uitvoeren. Het is in je eigen voordeel.
Blijf communiceren gedurende de opdracht. Zorg ervoor dat je verwachtingen duidelijk zijn. Je voorkomt zo een teleurstelling van beide kanten.
Maak je gebruik van een virtuele assistent? Vraag dan naar een debriefing, nadat je de opdracht hebt uitgezet. Zo weet je zeker dat er geen tijd verloren gaat en dat beide partijen de taak helder voor ogen hebben.
Tip 4: Neem geen taken terug
Mocht er toch iets misgaan in de communicatie of de taak wordt niet naar verwachting uitgevoerd, neem hem dan niet terug. Waak ervoor dat je je alsnog veel werk op de hals haalt.
Begeleid de medewerker liever en zorg ervoor dat hij of zij je kan bereiken indien nodig.
Laat merken dat je open staat voor vragen en wees niet kortaf.
Tip 5: Informeer andere medewerkers
In jouw leiderschap hoort ook informatieoverdracht. Zorg ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Dat doe je door medewerkers te informeren over veranderingen binnen het bedrijf. Dus ook wanneer jij taken overdraagt naar iemand anders.
Je medewerkers weten nu wie verantwoordelijk is en komen niet meer bij jou voor vragen over dat project. Daarmee win je tijd. Stuur medewerkers gerust door naar de betreffende persoon die de taak uitvoert. Voorkom dat je toch verleid wordt om er extra tijd in te steken.
Tip 6: Stel een deadline
Iedereen heeft behoefte aan een doel. Met het stellen van een realistische deadline houd je het doel voor ogen. Je voorkomt dat je langer over het project doet, dan de bedoeling was. Voor de medewerker die je bepaalde taken hebt gegeven is het ook prettig.
Stel wel een realistische deadline. Vraag een medewerker niet om direct al zijn taken te laten vallen om aan jouw taak te beginnen. Dit zal in de gehele organisatie ongewenste effecten veroorzaken. Vraag daarom altijd vooraf aan de ander of hij wel tijd heeft voor deze taak, of wanneer hij deze af zou kunnen hebben.
Tip 7: Begeleid en controleer
Laat de medewerker na de overdracht niet zwemmen. Begeleid hem en zorg ervoor dat je bereikbaar bent als er vragen zijn.
Is het een grote opdracht? Plan dan regelmatig gesprekken in waarin jullie het traject bespreken. Zo controleer je ook of het allemaal naar verwachting verloopt. Geef tips en houd in de gaten of er genoeg tijd is om de taak uit te voeren.
Tip 8: Terugblikken
Is de deadline voorbij? Evalueer dan samen met de medewerker het afgelopen project. Bekijk de resultaten en bespreek of wederzijdse verwachtingen zijn uitgekomen. Sta open voor feedback, maar schroom niet om verbeterpunten te geven.
Tip 9: Wat je vooral niet moet doen
Als leidinggevende die taken en projecten uit handen geeft, zijn er ook een aantal dingen die je vooral niet moet doen. Bij delegeren zijn er een aantal don’ts:
- Controleer iemand niet achter zijn rug om. Denk aan de vertrouwensband!
- Laat een medewerker niet in de steek na de briefing. Begeleid en controleer.
- Neem nooit de taak over als het even niet lukt. Gun de medewerker tijd om het project eigen te maken.
- Delegeer niet altijd naar dezelfde persoon, trek niemand voor. Geef anderen ook een kans om hun kwaliteiten te laten zien.
Virtua Support
Heb jij ook te veel werk en te weinig tijd? Onze virtuele assistenten nemen je werk graag uit handen, zodat jij kunt doen waar je goed in bent. Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
