Outsourcing: de do's en don'ts voor elk type bedrijf
Outsourcing is een begrip wat steeds vaker voorkomt binnen bedrijven. Maar wat is outsourcing eigenlijk? Outsourcen is het uitbesteden van werk aan een ander bedrijf. Deze diensten worden vaak geleverd door een derde partij, freelancers of virtual assistants.
Outsourcing zorgt vaak voor een verbetering van de service en het ontzorgen van de werknemers. Is jouw bedrijf aan het groeien en ben je geïnteresseerd in het outsourcen van een aantal diensten? In deze blog leggen wij je uit wat je hierbij wel en niet moet doen.
De do’s van outsourcing
Zorg voor kwaliteit
Wanneer je een bedrijf benadert voor het overnemen van bepaald werk is het natuurlijk belangrijk dat het goed wordt uitgevoerd. Zet daarom professionals in die gespecialiseerd zijn in dat vakgebied en breng het niet zomaar ergens onder.
Op die manier maak je optimaal gebruik van de kennis en ervaring van derden. Het gaat tenslotte wel om de toekomst van jouw bedrijf.
Keuze maken tussen inshoring en offshoring
Er zijn verschillende mogelijkheden met betrekking tot outsourcing. Je kunt namelijk een keuze maken tussen inshoring en offshoring. Bij inshoring gebeurt het werk nog wel op jouw kantoor maar neemt iemand anders de verantwoordelijkheid van je over.
Bij offshoring is er sprake van een derde partij die het werk levert op afstand. Dit zie je bijvoorbeeld bij callcenters. Er is dan sprake van een ander bedrijf wat hierin gespecialiseerd is en goedkopere arbeid kan verrichten. Kies voor het type outsourcing dat het beste bij jouw bedrijf past.
Alles goed documenteren
Wanneer je werk gaat uitbesteden is het belangrijk om dit goed te documenteren. Het heeft tijd nodig om twee bedrijven goed te laten samenwerken en daarom is het belangrijk om goede afspraken te maken.
Wanneer je dit allemaal goed documenteert zal de overdracht soepeler verlopen en zullen misverstanden worden voorkomen.
De don’ts van outsourcing
Ga niet over één nacht ijs
Wanneer je wilt gaan outsourcen is het belangrijk om hier goed over na te denken. Begin kleinschalig en ga het pas vergroten wanneer het goed loopt.
Probeer ook eerst goed helder te krijgen wat het andere bedrijf precies voor jou gaat betekenen voordat je alles vastlegt. Wanneer je het eenmaal hebt uitbesteed, ben je namelijk de controle kwijt en heb je geen direct inzicht meer in het werkproces.
Raak geen kennis kwijt
Wanneer het uitbesteden van werk goed bevalt, zul je misschien geneigd zijn dit voor meer taken te willen doen. Tegenwoordig kun je vrijwel alles uitbesteden, ook kernactiviteiten. Pas hierbij wel op dat je geen kennis kwijt raakt.
Besteedt iets pas uit wanneer je een volwassen organisatie bent die goed weet wat er nodig is voor het bedrijf. Op die manier voorkom je bijvoorbeeld dat vertrouwelijke informatie uitlekt.
Verkijk je niet op de kostenbesparing
Veel bedrijven denken bij outsourcing aan kostenbesparing. Dit valt in de praktijk echter nog wel eens tegen. Een gespecialiseerd bedrijf kan de werkzaamheden vaak efficiënter en daardoor goedkoper uitvoeren.
Een voorwaarde hiervoor is echter dat de overgenomen werknemers de arbeidsvoorwaarden van het overnemende bedrijf krijgen. Dit kan meestal niet zonder compensatie van het verschil in arbeidsvoorwaarden over een bepaalde periode. Het zal dus pas op de lange termijn een kostenbesparing opleveren.
Outsourcen aan een virtual assistent
Mocht je bedrijf nog niet toe zijn aan het uitbesteden van werk aan een grote partij, dan is het interessant om te kijken naar een virtual assistent. Hierbij kun je taken zoals administratie en research makkelijk en zonder risico’s uitbesteden. Zo heb je geen pensioenkosten, reiskosten of kosten voor een werkplek.
Virtua Support biedt ondersteuning voor de extra uren die jouw bedrijf nodig heeft. Zo hoef je geen schatting te maken van de benodigde uren maar kun je het werk wel uitbesteden. Neem contact met ons op om de mogelijkheden te onderzoeken.
