Wat is het Superheld syndroom?
Iedereen kent wel zo een persoon of misschien ben je het zelf, een onvervalste superheld.
Je bent eigenaar van een onderneming, dit kan zijn een startup, een freelancer of een MKB.
Laten wij ervan uitgaan, en wat wij natuurlijk hopen, is dat de zaken uitermate goed gaan.
Als eigenaar zijnde is het hollen of rennen geblazen. Veel dagelijkse taken dienen namelijk door jou gedaan te worden, en soms zijn er dan simpelweg te weinig uren in een dag beschikbaar
Wij zien dit veel bij onze klanten, en om eerlijk te zijn, zijn dit merendeel van onze klanten.
Een mooi voorbeeld hiervan is Gerard, hij is eigenaar van een bouwkundig Ingenieursbureau & Adviesbureau.
Toen wij met hem in contact kwamen zag zijn typische werkdag er ongeveer zo uit:
Het bijhouden van de verschillende lopende projecten, het mailen naar potentiele klanten maar natuurlijk ook het onderhouden van contact met de bestaande klanten. Vragen beantwoorden over de geleverde diensten en aanpassingen maken van huidige documenten op basis van ingekomen stukken. Het beantwoorden van de constante stroom aan telefoongesprekken en dienden de klanten ook nog eens een factuur voor de verleende diensten te ontvangen op tijd te ontvangen.
Daarnaast als coördinator van bouwwerken moet hij ook veel uitgaand bellen naar leveranciers om ervoor te zorgen dat de afspraken wel op tijd nagekomen werden waardoor hij weer gemiste oproepen had die hij moest beantwoorden.
In de avonduren moest hij zich vaak bekendmaken met aanpassingen in de wet en regelgeving of andere bouwnormen. Daarnaast ontwikkelen de verschillende software pakketten zich ook razend en dient hij zich ook constant mee up te date te houden. Zijn huidige website wilde hij ook een up date geven maar hij kon zich hier maar niet toe zetten.
Dit is een zeer gevulde dag en dan rekenen we het sociale leven er nog geeneens bij. Dit is een onvervalst geval van Superheld syndroom. Een persoon die van zichzelf verwacht dat hij of zij alles zelf moet kunnen en moet weten omdat hij of zij de enige is die dit naar behoren kan doen. Gelukkig is dit natuurlijk niet waar, anders waren er alleen maar eenmanszaken geweest.
Na een aantal gesprekken te hebben gehad over de mogelijkheden hebben wij de volgende oplossing geboden:
Gerard kreeg bij ons een eigen telefoonnummer zodat wij als telefooncentrale kunnen fungeren op de momenten dat hij zich wil concentreren op andere zaken. Is hij wel beschikbaar om de telefoon op te nemen, dan kan hij hier zelf voor kiezen. Is hij niet beschikbaar dat zet hij zijn telefoon door naar zijn nummer bij Virtua Support. Ook als hij in gesprek is wordt het gesprek direct doorverbonden naar zijn VA.
Het bijhouden van uren deed Gerard zelf, en liet ons per email weten hoeveel uur op welk project wij moesten boeken, aan het einde van iedere dag. Dit vullen wij in in zijn online boekhoud systeem en factureerde dit per afgesproken periode uit. Omdat wij konden zien wanneer een factuur vervallen was konden wij gelijk het debiteurenbeheer hierop uitvoeren. Alleen bij problemen wordt Gerard nog geïnformeerd, is er niets aan de hand met de factuur dan zorgen wij voor de rest.
Er werd gebruik gemaakt van 2 emailboxen, een algemene box en zijn eigen mailbox. Beide mailboxen hebben wij toegevoegd aan onze systemen. Hierdoor hebben wij direct toegang tot alle informatie en zijn agenda. Gerard had tijdens de opstart fase voor ons een draaiboek gemaakt met de meest voorkomende vragen. Kwam er een vraag binnen die op deze lijst stond of over facturen ging dan konden wij het direct afhandelen.
Dit alles zijn wij begonnen met 16 uur per maand als pilot. Na 2 maanden konden wij dit al terugbrengen naar 10 uur per maand omdat alle werkafspraken en voorkeuren van werken tussen beide partijen bekend waren (zie ook hiervoor onze blog "Hoe te werken met een VA").
Voor het updaten van zijn website hebben wij een geschikte partner voor hem gezocht waarin wij eerste aanspreekpunt waren en Gerard alleen nog maar hoefde te accorderen.
Gerard werkt momenteel niet minder, vaak zelfs nog meer. Gelukkig is hij nu bijna alleen nog maar bezig zaken die belangrijk zijn voor hem.
