Leidinggeven op afstand: hoe doe je dit efficiënt?
Laten we het hebben over het nieuwe werken: leidinggeven op afstand, omdat je veel onderweg bent of omdat je vanuit een andere locatie je bedrijf runt. Effectief leiding geven vanaf een andere locatie dan je medewerkers, is een vak apart. Het vraagt om goede communicatie skills en om resultaten belangrijker te vinden dan het aantal uur dat je werknemer op kantoor is.
Goede communicatie via e-mail
Wanneer je je werknemers niet face to face ziet, is geschreven communicatie zoals e-mail een handige manier om in contact te blijven. Houd er hierbij wel rekening mee dat e-mail anders kan overkomen dat jij het bedoelt. Als je nét de verkeerde bewoording gebruikt, kan dat tot grote miscommunicatie leiden.
Voordelen van e-mail
Het opstellen van een e-mail is een handige manier om een afspraak zwart op wit te krijgen. Zo heb je altijd bewijs en voorkom je nutteloze welles nietes-gespreken.
Ook is het geschikt om een enkele vraag beantwoord te krijgen. Door de vertraging in het zenden en ontvangen kunnen beiden partijen namelijk goed nadenken over hun vraag en antwoord en zullen ze niet overhaast een beslissing nemen.
Met e-mail kun je meerdere mensen tegelijk informeren over een bepaald onderwerp. Je hoeft dus niet elke werknemer apart te bellen of te spreken. Dit kan erg veel tijd besparen.
Nadelen van e-mail
Om een gesprek of brainstorm te voeren is e-mail minder geschikt, omdat de reactietijd wat langer is. Wanneer de intentie van het bericht verder gaat dan alleen het sturen van informatie of het stellen van een snelle vraag, wordt daarom aangeraden om op een andere manier contact te hebben.
Ook kunnen e-mails gemakkelijk negatief overkomen, terwijl jij dit misschien helemaal niet zo bedoeld. Om dit te voorkomen moet je de Nederlandse taal goed beheersen en je schrijfstijl aanpassen. Een e-mail is een ander medium dan een telefoon en heeft dan ook zijn eigen ettiquette.
Emoticons in e-mailverkeer
Over het gebruik van emoticons zijn de meningen verdeeld. Waar de één het ziet als een handige manier om een bepaalde emotie aan een berichtgeving te koppelen, kan een ander het zien als onprofessioneel. Of u wel of geen gebruik maakt van emoticons hangt daarom af van de gene waar u contact mee heeft. Over het algemeen wordt geadviseerd om je boodschap en intentie zo veel mogelijk met woorden duidelijk te maken.
Het virtuele koffiezetapparaat
Het koffiezetapparaat is de magneet van elk kantoor. Daar zie je je collega’s face to face, worden afspraken gemaakt, vertel je over nieuwe deals en leads en worden informele zaken besproken. Maar bij het nieuwe werken ontbreekt dit sociale apparaat.
Real life vergadering
Plan daarom om de zoveel tijd een gesprek in met je werknemers. Laat je mensen naar kantoor komen of naar een locatie centraal in het land. Een vergadering of bijeenkomst in real life levert vaak mooie brainstormsessies op. Bovendien ervaren mensen het als prettig om elkaar af en toe in het echt te zien.
Maak gebruik van Skype
Lukt dit echt niet vanwege afstand of tijd? Plan dan een vergadering of bijeenkomst in via een beeldverbinding als Skype. Of pak de telefoon en bel met elkaar. Begin het gesprek met een bakje koffie of thee, al is dat maar vijf minuten. Even horen hoe het met elkaar gaat en dan terug naar de zakelijke agenda.
Zelfstandig en betrouwbaar personeel
Kies zorgvuldig je personeel uit. Het is heel belangrijk dat je bevlogen en toegewijde mensen aanneemt. Omdat jij niet altijd in de buurt bent, zullen zij meer zelf moeten regelen. Vertrouwen, zelfstandigheid en loyaliteit is wat jij nodig hebt wanneer je delegeert op afstand.
Je moet ervan op aan kunnen dat jouw professional zich volledig wil inzetten. Wanneer je niet op gezette tijden werkt, kun je niet verwachten dat jouw personeel van negen tot vijf altijd bereikbaar is. Probeer daarom resultaat belangrijker dan tijd te gaan vinden en efficiënt en effectief werken te stimuleren.
Vraag daarom tijdens het sollicitatiegesprek of de kandidaat goed tegen alleen werken kan. Werken en managen op afstand vraagt de nodige discipline en motivatie. Je mag niet snel afgeleid worden en goed het doel voor ogen houden.
Het nieuwe werken draait om heldere afspraken
Doordat je elkaar niet iedere dag ziet, is het maken van duidelijke afspraken essentieel. Weet waar de ander mee bezig is en houd het resultaat voor ogen. Spreek je mensen erop aan als ze afwijken van het plan en vraag naar de reden. Maak ze ervan bewust dat er een doel behaald moet worden.
Andersom geldt dat ook. Zij hebben jou nodig als een kompas. Wees duidelijk in wat je wilt en stuur daar waar nodig is bij. Dan zullen de afspraken zeker nagekomen worden.
Heb oog voor je professional
Met werken op afstand heb je veel contacten te onderhouden. Dit kan tijdrovend zijn, maar is belangrijk om in te investeren. Je personeel zit alleen of op een werkplek zonder jou. Die sturing en het contact hebben ze nodig.
Onderhoud bijvoorbeeld één keer per week telefonisch contact en stel persoonlijke vragen. Vraag hoe het met die persoon gaat en of alles nog naar wens is. Vraag of je iets kunt doen voor ze of dat er nog verbeteringen nodig zijn. Laat zien dat je geïnteresseerd bent in je medewerker.
Houd je ook aan afspraken. Als je beloofd dat verslag door te sturen, doe dat dan ook en doe het zo snel mogelijk. Vertrouwen werkt altijd twee kanten op. Persoonlijk contact via telefoon of beeldverbinding versterkt dat vertrouwen en versterkt de verbinding.
De valkuilen van leidinggeven op afstand
Bij managen op afstand zijn ook een aantal valkuilen. Het kan misschien zo lijken dat alles soepel verloopt, maar weet je dat wel zeker?
Denk dus niet als leidinggevende op afstand dat het allemaal wel loopt. Zoek het contact, ga niet je eigen gang en verwacht niet dat anderen zich wel redden zonder jou. Juist bij leidinggeven op afstand is het belangrijk dat je laat zien dat je betrokken bent. Zowel in de voortgang van het werk als in de mensen.
Maak gebruik van scrum en stel korte sprints op. Zo voorkom je dat je er pas na maanden achter komt dat een werknemer de opdracht verkeerd begrepen heeft.
Laat successen niet stilletjes voorbij gaan omdat je het druk hebt of omdat je denkt dat het niet te vieren valt op afstand. Plan een middag bij elkaar, leg een goede beeldverbinding aan en proost op het succes. Het motiveert je mensen om daarna weer vol aan de bak te gaan voor het volgende geslaagde project.
